172 | Applicatie : Telefonie : Telefoonsoftware?

Stappenplan | hoe

1. Een communicatieplan (laten) maken
   Hoe wilt u communiceren met uw patienten, medewerkers, collega zorgverleners en externe relaties? En wilt u naast telefonie ook gebruik maken van andere kanalen zoals e-mail, chat, sociale media? En vergeet ook niet op langere termijn te denken. Hoe willen jullie in de toekomst werken? Iedereen thuis of binnen een hybride werkvorm? Hoe wil je daar rekening mee houden binnen het communicatieplan en vernieuwde telefonie?
2. Vervolgens moet het plan verder ingevuld worden.
   Een standaard methode hiervoor is het maken van een functioneel ontwerp. Breng in kaart hoe binnenkomende oproepen zo efficiënt mogelijk door de centrale naar de juiste collega geleid moeten worden. Veel organisaties beginnen hier pas over na te denken als de technologie al gekozen is. Maak deze beslissing dus eerst, en heb meteen een stapje voor.
3. Dan is het tijd voor het technische ontwerp.
   Een belangrijk onderdeel dat beschrijft hoe je telefonieplatform technisch opgebouwd is. Maar ook hoe je technisch afhankelijk bent van je IT infrastructuur. Zijn er koppelingen nodig met specifieke systemen? Is het lokale netwerk klaar voor VoIP? Zijn mijn werknemers klaar om enkel met softphones te gaan bellen? Welk type hardware toestellen heb ik nodig en hoeveel? Wat met ons huidige contract voor de belminuten? Gaan we voor een telefooncentrale in de Cloud of toch eerder lokaal
4. Offertes aanvragen.
   Na de grondige analyses in stap 2 en stap 3, is het tijd om offertes aan te vragen bij verschillende leveranciers. Neem hier zeker de tijd voor. Vraag niet enkel online offertes op, maar nodig ook 2 à 3 partijen uit voor meer toelichting.
5. Offertes en leveranciers vergelijken.
   Wil je een goede vergelijking kunnen maken tussen verschillende leveranciers? Dan is het belangrijk dat volgende zaken duidelijk worden vastgelegd: a/ Welke werkzaamheden worden door de leverancier uitgevoerd? b/ Welke werkzaamheden worden door de opdrachtgever zelf uitgevoerd? De prijs speelt uiteraard een belangrijke factor, maar kijk ook zeker naar het totaalplaatje.
6. Project uitvoeren.
   Communiceer voldoende met je collega’s over de geplande wijzigingen en bereid dit goed voor. Voorzie een uitgebreide opleiding voor je medewerkers. Zo zal alles vlot verlopen op de dag van de overstap.
7. Project opvolgen.
   Technologie is altijd in beweging. En ook een moderne telefooncentrale staat natuurlijk niet stil. Zo heeft het regelmatig upgrades nodig. Zorg ervoor dat het upgradeproces simpel is en geen invloed heeft op je bereikbaarheid. Wat hierbij kan helpen? Sluit een goed onderhoudscontract of SLA af met de integrator. En zie er op toe dat je telefooncentrale up-to-date blijft.