A_Trede1:Beveiliging:Informatiebeveiliging:MedewerkerPrivacyRegelement?

Benodigdheden | wie & waarmee

Je privacyverklaring toegankelijk maken

Je privacyverklaring moet toegankelijk zijn voor iedereen waarvan jij gegevens verzamelt. Zorg dus dat ze er altijd bij kunnen komen of dat jij de verklaring kan geven als je klanten erom vragen. Er zijn verschillende manieren om dit te doen:

• Zet de verklaring online op je website (met duidelijke knop);
• Druk een folder af met privacyinformatie;
• Informeer klanten als ze je bezoeken, bijvoorbeeld door een poster of informatiescherm op kantoor of in de wachtkamer;
• Zet een link naar de verklaring op je factuur of bon.

Volgens de AVG mag het raadplegen van de privacyverklaring niet te moeilijk zijn voor je klanten. Houd er dus rekening mee dat iedereen op een andere manier aan zijn of haar informatie komt.

Maak een begrijpelijke en duidelijke privacyverklaring Fijn als je altijd bij de privacyverklaring kan, maar het moet ook begrijpelijk zijn! Weg dus met die juridische taal. Vertel liever op een begrijpelijke manier wat je doet. Denk daarom goed na hoe je de informatie vertaalt naar je doelgroep. Gebruik bijvoorbeeld verschillende media om je boodschap over te brengen. De AVG gaat vooral uit van een geschreven privacyverklaring, maar die kan je goed ondersteunen met een video, cartoon of gesproken bericht. Wat staat er in een privacyverklaring? De AVG geeft een hele waslijst aan eisen voor een privacyverklaring. We zetten de belangrijkste voor je op een rijtje. In de privacyverklaring staat: Welke organisatie de persoonsgegevens verwerkt, inclusief contactgegevens voor vragen of klachten; Waarom je persoonsgegevens nodig hebt (wettelijke grondslag) en wat je ermee doet; Wie de gegevens nog meer krijgt en/of dit binnen de EU is; Hoe lang je gegevens bewaart en hoe die worden opgeslagen; Welke rechten je als klant hebt en waarom klanten verplicht zijn hun persoonsgegevens te geven; Of je persoonsgegevens zelf verzamelt of krijgt van een andere organisatie. Voor al deze punten geldt: wees duidelijk en transparant. Geef alle informatie, ook als het voor jou niet zo belangrijk lijkt. Zo voorkom je vragen of (nog erger) fikse boetes.